1. Out of office-bericht instellen
Wanneer je op vakantie gaat of een paar dagen niet aan werkgerelateerde zaken wil denken, kun je een out of office-bericht instellen. Zoals de naam al doet vermoeden, geeft dit bericht aan dat je niet aanwezig bent op kantoor. Dit is een automatisch bericht dat wordt verstuurd naar iedereen die een bericht naar jou stuurt op het moment dat jij niet aan het werk bent. Zij krijgen dus een reactie dat jij niet aanwezig bent. Ideaal! Een out of office instellen is overigens vrij eenvoudig, je hoeft enkel een paar stappen te doorlopen.
2. Schoon regelmatig je inbox op
Om efficiënt te werk te gaan, is het belangrijk dat je een opgeruimde inbox hebt. Want een opgeruimde inbox is een opgeruimd hoofd – misschien een cliché, maar het is wel waar. Wanneer jouw inbox er netjes bijstaat geeft dit meer overzicht en minder stress, dan wanneer het een grote chaos is. Maak daarom regelmatig wat tijd vrij om jouw inbox op te schonen. Verplaats de spam naar de prullenmand, net als de berichten die je al hebt gelezen. Ook kun je de functie ‘opruimen’ aanklikken, die alle berichten van bijvoorbeeld tien dagen oud verwijdert.
3. Mails automatisch sorteren in mappen
Waar we het net hadden over de ‘opruimen’-functie, bestaan er nog meer functies waarmee jij jouw mails gemakkelijk kunt sorteren. Met deze zogenoemde mailregels kun je inkomende mailtjes direct sorteren. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat mails over updates rechtstreeks naar een aparte map gaan. Maar ook mails over vergaderingen kunnen automatisch naar de vergader-map geplaatst worden, net als mails over bijvoorbeeld nieuwsbrieven. Je kunt zelfs mailtjes van de baas naar een aparte map versturen.
4. Mails categoriseren
Wanneer je aan het werk bent, krijg je waarschijnlijk dagelijks tientallen mailtjes in jouw inbox. Om ook hier weer voort te borduren op het overzichtelijk maken van jouw inbox, kun je mailtjes ook categoriseren. Rechts bovenin Outlook zie je ‘Categoriseren’. Hiermee kun je kleurtjes geven aan de mails. Kies bijvoorbeeld voor ‘rood’ als het om een urgente mail gaat, en bijvoorbeeld voor ‘groen’ als het om een verzoek gaat die je al hebt afgerond. Op basis van deze categorieën kun je ook een soort to-do-lijst maken, waardoor het werk een stuk efficiënter zal verlopen.
5. Mailtjes uitstellen
Op sommige momenten kan het handig zijn om het versturen van een mail uit te stellen. Bijvoorbeeld wanneer er een verjaardag van een collega aan zit te komen of als er over enkele dagen een nieuwsbrief uit moet worden gestuurd. Als je al eerder tijd hebt om de mail op te stellen maar je hem eigenlijk nog niet kunt verzenden, kun je de mail alvast typen en in een concept open laten staan. Maar wat nóg handiger is, is om de mail uit te stellen. Je kunt via deze functie de datum en tijd instellen wanneer de mail verzonden mag worden. Waar je deze functie kunt vinden? Onder het kopje ‘Opties’ en daar vind je de functie ‘Bezorging uitstellen’. Klinken alle bovenstaande tips nog steeds als abracadabra voor je? Dan kun je om ICT ondersteuning vragen. Zij kunnen je alle tips en tricks over Outlook uitleggen, waardoor het werken in Outlook voor jou ook een piece of cake wordt.